Istuttuani pitkän päivän seminaarissa, joka ei vastannut odotuksiani, haluan nyt auttaa 10 vinkin avulla kaikkia seminaarien, tai erilaisten tilaisuuksien järjestäjiä. Toivon, että me kuulijat saisimme Suomeen erinomaisia tilaisuuksia kehittää ajatteluamme ja kuulla huippuasiantuntijoiden pohdintoja.

1.    Varmista seminaarisi laatu etukäteen!

Haastattele puhujat hyvin ja vaadi esitys tavalla tai toisella (puhuen) dokumentoituna ennen seminaaria, jotta voit ohjata puhujia erottumaan paremmin toisistaan, kirkastamaan sanomaansa ja jotta voit vaatia parempia esitysaineistoja. Järjestäjänä olet asiakas, sinä vastaat seminaarisi laadusta.

2.    Jos seminaarissasi on juontaja – palkkaa ammattilainen! Vaadi juontajalta videoklippejä hänen juontotyylistään ja taidoistaan. Kysy referenssit ja tee päätös juontajasta vasta sitten. Juontaja luo tunnelman, nostaa seminaarisi, tilaisuutesi tasoa, tai luo amatöörimäisen vaikutelman.

3.    Valitse salitekniikasta vastaava henkilö, tai henkilöt niin, ettet joudu katumaan jälkikäteen. Pidä kenraaliharjoitus tekniikan kanssa ja huolehdi, että käsikirjoitus on laadittu siten, että puhujien esitysaineistot näkyvät ja ääni kuuluu selkeästi. Jos todella haluat luoda fiiliksen, että kuulijat istuvat kolkossa kirkossa jossa kaikuu, ammattilaiset saavat sen nappuloita vääntämällä aikaiseksi. Jos taas haluat, että kuulijat keskittyvät puhujien äänen sointiin, saadaan kaiku pois oikeita nappuloita vääntämällä. Sinä olet asiakas, tilaa mieleisesi äänentoisto, vaadi laatua!

4.    Tiedota taukojen aika tapahtuvista tarjoiluista myös aikataulut etukäteen, jotta osallistujat tietävät ruokailu- ja kahvitteluajat ja voivat valmistautua päivään. Huolehdi myös että ravintolan henkilöstö tietää milloin kyseiset ajankohdat on, jottei asiakkaille sanota ”odota 20 minuuttia kahvia”, sillä aloitamme (asiakkaiden itse maksamat) tarjoilut vasta sitten…

5.    Puhujille voisi antaa palautteen välittömästi puheen jälkeen kännyköitä hyödyntämällä. Erilaisia palveluja voi nykyisin hankkia vaivattomasti. Näin saisitte kuulijoilta reaaliaikaisen tiedon, joka auttaisi teitä seuraavien seminaarien järjestämisessä ja palautteet auttaisivat myös puhujia kehittymään, tai nauttimaan saavutuksistaan välittömästi. Jos et halua ottaa palautetta vastaan nykyaikaista tekniikkaa hyödyntäen niin huolehdi, että palautteen antamiseen paikan päällä on mahdollisuus. Muussa tapauksessa asiakkaat antavat palautetta seminaarista sosiaalisessa mediassa – jos palaute on loistavaa, tekee se toki bisnekselle hyvää, mutta entäs jos palaute on huonoa?

6.    Tee pelisäännöt selväksi puhujille, onko puheen aikana sallittua markkinoida tuotetta tai palvelua. Jos haluat että puhujat myyvät palvelujaan, älä vaan maksa puhujille – mutta samalla kysyn, onko kuulijoidenkaan ostettava silloin lippuja seminaariin?

7.    Käy erityistä kiitosta saaneissa seminaareissa ja matki kaikkea mitä koet heidän tehneen erinomaisesti. Kysy samalla voisiko joku järjestäjistä tulla opastamaan tai pitämään luennon, jotta juuri sinun seminaarisi järjestelyissä tajuttaisiin huomioida kaikki tärkeät asiat…

8.    Seminaarin aloitus- ja lopetustunnelmat ovat tärkeimmät hetket seminaarin onnistumisen kannalta. Mitkä tehokeinot sopivat oikean tunnelman luomiseen? Mitä tunnetta haluat kuulijoiden tuntevan seminaarisi aluksi? Entä lopuksi? Täysii2019-seminaarissa vietiin kuulijat heti alussa miettimään kuolemaa ja surua. Haudalta on vaikea nousta inspiroituneeseen fiilikseen, vaikka muistuttaisi että Suomen supertähdet, jalkapalloilijat, huikeat Huuhkajat olivatkin loistaneet omalla areenallaan edellisenä iltana.

9.    Huolehdi, että seminaarista seuraavan vuoden seminaaria varten kerättävä markkinointimateriaali toteutetaan niin, ettei kuulijoita komennella olemaan niin tai näin, jotta somessa nähtäisiin millaista seminaarissa on. Dokumentoi todellisia tilanteita, todellisia reaktioita ja huolehdi, että sinulla on kuulijoilta lupa käyttää heidän kuviaan markkinoinnissa.

10.  Seminaarin perustaja, järjestäjä, tiimi on kiva tavata. Tuo kasvosi esille ja tervehdi asiakkaitasi. Haluamme tietää ketä kiittää, tai kenelle kertoa, jos olimme pettyneitä.

Menestystä ja sisua järjestelyihin! Kiitos teille kaikille järjestäjille, että Suomessa on jo useita seminaareja, joista me kuulijat voimme valita omaan kalenteriimme eniten suosituksia sosiaalisessa mediassa ja kahvipöydissä saaneet!

Niina Sainius, niina@esiintymisvalmennus.fi tai 040 569 3939.

Vinkit julkaistu ensin LinkedInissä 18.11.2019
https://www.linkedin.com/pulse/10-vinkki%25C3%25A4-kuinka-seminaarista-luodaan-suosittelujen-arvoinen-niina/?fbclid=IwAR0gvaTaLAkFZ4wO-BYofWhMbL3lCHzJY3gYTkewcroloTiXGffi7KC8x54

Comments

comments